Tema II.2. Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación

Bloque II. Actividad administrativa y atención al ciudadano. Cuerpo General Administrativo de la Administración del Estado (C1).

Enunciado oficial (Anexo III, BOE-A-2025-26262): «Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación.»

Autoría	Equipo de contenidos TestMiOpo
Revisión jurídica	Pendiente de revisor colegiado
Última revisión	2 de septiembre de 2026
Norma de referencia	Ley 39/2015, artículos 16, 17, 26, 27 y 28 (BOE-A-2015-10565). Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, artículos 48 a 66 (BOE-A-1985-12534). Real Decreto 1708/2011, del Sistema Español de Archivos (BOE-A-2011-18541)
Convocatoria de referencia	Resolución de 18 de diciembre de 2025 (BOE-A-2025-26262)

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1. Mapa del tema

EL PAPEL (Y EL BIT) DE LA ADMINISTRACIÓN
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├── EL DOCUMENTO
│   ├── Administrativo: emitido válidamente por la Administración
│   │   (Ley 39/2015, art. 26: electrónico por defecto)
│   ├── Requisitos de validez: firma, sello de tiempo, metadatos
│   └── Copias (art. 27): auténticas por funcionario habilitado
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├── EL REGISTRO
│   ├── Registro Electrónico General (art. 16)
│   ├── Dónde presentar: REG, oficinas de asistencia, correos,
│   │   consulados... (art. 16.4)
│   └── Funciones: asiento, recibo, digitalización, fecha
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└── EL ARCHIVO
    ├── Archivo electrónico único (art. 17)
    ├── Sistema Español de Archivos (RD 1708/2011)
    ├── Ciclo vital: oficina → central → intermedio → histórico
    └── Ordenación: cronológica, alfabética, numérica,
        geográfica, por materias

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2. Introducción y enfoque de estudio

Documento, registro y archivo son las tres edades del mismo objeto: el documento nace (con sus requisitos de validez), entra o sale por el registro (que le da fecha cierta y recibo) y reposa en el archivo (que lo conserva, sirve y, al final, expurga o guarda para siempre). El C1 pregunta las tres edades con un pie en la Ley 39/2015 (documento electrónico, registro electrónico general, archivo único) y otro en la teoría archivística clásica (clases de archivo por edades y criterios de ordenación), que no está en ninguna ley pero cae en el test con la terminología del Sistema Español de Archivos.

Lo que se pregunta. Los requisitos de validez del documento administrativo electrónico y el régimen de las copias auténticas; los lugares de presentación del artículo 16.4 (la lista cerrada, con la trampa eterna de las oficinas de correos y de los ayuntamientos); las funciones del registro (fecha, asiento, recibo con acreditación); las cuatro edades del archivo (oficina o gestión, central, intermedio, histórico) con sus plazos de transferencia orientativos; y los criterios de ordenación con sus casos de uso. El supuesto favorito: un documento presentado en un sitio dudoso un día límite, y la pregunta de si llegó a tiempo.

El dato de la serie que ordena el esfuerzo: siete preguntas de test y seis de supuesto, con el pico histórico del examen de febrero de 2022 (cuatro preguntas de supuesto de golpe sobre registro y presentación). Tema corto, cifras pocas, y una lista (la del 16.4) que hay que saber entera.

Por qué importa fuera del examen: la fecha de registro decide recursos ganados y perdidos, y el archivo bien llevado es la memoria probatoria de la Administración; el Administrativo C1 es, en la práctica, el custodio de ambas cosas.

El consejo de estudio. Tres fichas (documento, registro, archivo) y dos listas (lugares de presentación, edades del archivo). El resto es comprensión: por qué la fecha de registro decide plazos, y por qué el archivo tiene edades.

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3. Qué se pregunta de este tema

Frecuencia medida sobre los ocho cuestionarios oficiales del C1 analizados en ANALISIS-FRECUENCIA.md (880 preguntas clasificadas, febrero de 2022 a julio de 2026).

Examen	Test	Supuestos
12 de febrero de 2022	2	4
Marzo de 2022 (extraordinario)	1	0
Septiembre de 2023	0	0
Octubre de 2023 (extraordinario)	0	0
Diciembre de 2024	1	0
Febrero de 2025 (extraordinario)	1	2
23 de mayo de 2026	0	0
Julio de 2026 (extraordinario)	2	0
Total	7	6

Con la regla de puntuación, 1,56 puntos de 100 por ejercicio, con presencia en 4 de los 16 supuestos. El reparto interno es inferencia declarada: registro y lugares de presentación, muy alto (todo el pico de 2022); documento electrónico y copias, alto; clases de archivo y ordenación, medio pero constante en el test.

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4. Desarrollo

4.1. El concepto de documento y el documento administrativo

Documento, en la definición archivística recibida (la que usa la Ley 16/1985 en su artículo 49.1), es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos; el concepto es del contenido y no del papel. Documento administrativo es el válidamente emitido por los órganos de las Administraciones Públicas, y la Ley 39/2015 (artículo 26) lo quiere electrónico por defecto: las Administraciones emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma.

Los requisitos de validez del artículo 26.2, lista que cae literal: (a) contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado; (b) disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico; (c) incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos; (d) incorporar los metadatos mínimos exigidos; y (e) incorporar las firmas electrónicas que correspondan. Los documentos con efectos jurídicos frente a terceros o para ser notificados exigen, además, que conste su emisión por órgano competente. La costura con el tema II.3 (funcionamiento electrónico) y con el III.2 (el acto y su forma) es directa: el documento es la carne del acto.

Las copias (artículo 27). Cada Administración determina los órganos y funcionarios habilitados para expedir copias auténticas de documentos públicos administrativos o privados, con eficacia en todas las Administraciones. La copia auténtica de un documento electrónico o en papel exige la comprobación con el original y la constancia de su carácter; la digitalización de documentos en papel por las oficinas de asistencia produce copias auténticas con destino al expediente electrónico, y el interesado tiene derecho a la devolución de los originales salvo obligación de custodia. El distractor de siempre: la copia simple informa pero no acredita; la auténtica vale como el original.

4.2. El registro: concepto y funciones

El registro es el instrumento que deja constancia oficial de la entrada y salida de los documentos, atribuyéndoles fecha cierta: la función de la que cuelgan todos los plazos del procedimiento. El modelo vigente es el del artículo 16 de la Ley 39/2015: cada Administración dispone de un Registro Electrónico General, y cada organismo público vinculado o dependiente puede tener el suyo, plenamente interoperable e interconectado con el general de la Administración de la que depende. Los asientos se anotan respetando el orden temporal de recepción o salida, con número, epígrafe expresivo de la naturaleza, fecha y hora de presentación, identificación del interesado, órgano remitente y destinatario; el registro emite automáticamente recibo consistente en copia autenticada del documento con fecha y hora de presentación y número de entrada, así como recibo de los documentos que lo acompañen: la garantía probatoria del ciudadano.

Dónde se puede presentar (artículo 16.4), la lista que decide supuestos: (a) en el registro electrónico de la Administración u organismo al que se dirijan, así como en los de cualquier Administración (General del Estado, autonómica, local del artículo 2.1); (b) en las oficinas de correos, en la forma reglamentaria; (c) en las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero; (d) en las oficinas de asistencia en materia de registros; y (e) en cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes. Los documentos presentados presencialmente se digitalizan por la oficina de asistencia para su incorporación al expediente electrónico, devolviéndose los originales al interesado. Y la regla de cierre para los obligados a relacionarse electrónicamente: si presentan presencialmente, se les requiere la subsanación mediante presentación electrónica, con la fecha de la subsanación como fecha de presentación a todos los efectos (artículo 68.4): la trampa moderna más rentable del tema.

Los efectos de la fecha. La fecha y hora de entrada en el registro del órgano competente marca el inicio del cómputo para la Administración (artículo 21.3.b); la fecha de presentación en cualquier lugar válido salva el plazo del ciudadano. El registro electrónico permite la presentación todos los días del año durante las veinticuatro horas, con la regla de los días inhábiles: la presentación en día inhábil se entiende realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo norma que permita expresamente la recepción en día inhábil.

4.3. El archivo: concepto y funciones

El archivo es, a la vez, el conjunto orgánico de documentos generados por una institución en el ejercicio de sus funciones (artículo 59.1 de la Ley 16/1985: los reúne, conserva, ordena y difunde), y la institución o servicio que los custodia. Sus funciones clásicas: recoger la documentación tramitada, conservarla con garantías (hoy también digitales), organizarla (clasificar y ordenar), describirla (instrumentos de descripción: guías, inventarios, catálogos), servirla (a la propia Administración, a los interesados y a los investigadores) y valorarla para decidir su expurgo o conservación permanente. La Ley 39/2015 (artículo 17) añade el mandato moderno: cada Administración mantendrá un archivo electrónico único de los documentos de procedimientos finalizados, conservados en formato que garantice autenticidad, integridad y conservación, con migración a nuevos formatos cuando sea necesario y con medidas de seguridad conforme al Esquema Nacional de Seguridad.

El marco institucional es el Real Decreto 1708/2011 (BOE-A-2011-18541): el Sistema Español de Archivos, que integra los sistemas archivísticos públicos y privados, y el Sistema de Archivos de la AGE, con su ciclo de transferencias y su procedimiento común de acceso a los documentos, cosido hoy con la legislación de transparencia y con la protección de datos (los límites de la STC 292/2000). El patrimonio de fondo: el Patrimonio Documental de la Ley 16/1985, del que forman parte los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos por los organismos públicos (y los privados con la antigüedad que la ley señala: cuarenta años para entidades privadas en general, cien años para los demás documentos privados).

4.4. Las clases de archivo: las cuatro edades

La teoría del ciclo vital del documento ordena los archivos por edades, y el Sistema de Archivos de la AGE la convierte en organización real:

Archivo de oficina o de gestión. El de la unidad tramitadora: documentación viva, en trámite o de consulta constante. Permanece mientras dura la utilidad inmediata; la referencia clásica en la AGE es su transferencia al archivo central cuando concluye el trámite y cesa la consulta frecuente (orientativamente, cinco años desde su génesis como máximo de permanencia).

Archivo central. El del departamento u organismo: recibe la documentación de las oficinas cuando su consulta se hace esporádica, la organiza y la sirve a las unidades. De él parte la transferencia al intermedio (la referencia clásica: cuando la documentación supera los diez años o pierde vigencia administrativa, sin esperar más de quince).

Archivo intermedio. La gran sala de espera: conserva la documentación que ya carece de vigencia administrativa ordinaria hasta que se decide su destino final; en la AGE, el arquetipo es el Archivo General de la Administración (AGA) de Alcalá de Henares. Aquí opera la valoración: las comisiones calificadoras dictaminan qué se elimina (expurgo reglado, nunca de hecho) y qué pasa al histórico; la referencia clásica de permanencia ronda los veinticinco años desde el ingreso, o el tope de la edad del documento antes del histórico.

Archivo histórico. El de la conservación permanente: recibe lo valorado como de valor histórico (el arquetipo: el Archivo Histórico Nacional) y lo sirve a la investigación y a la cultura. Su documentación forma parte del Patrimonio Documental con el régimen de protección de la Ley 16/1985: imprescriptible e inalienable en cuanto patrimonio público, con prohibición de destrucción sin el procedimiento de valoración.

La pregunta de síntesis: las edades no son cajones físicos sino fases de valor: valor administrativo pleno (oficina), decreciente (central), residual (intermedio), histórico (permanente); y el documento electrónico recorre el mismo ciclo dentro del archivo único del artículo 17.

4.5. Los criterios de ordenación

Dentro de cada serie documental, la ordenación dispone los documentos en un orden recuperable. Los criterios canónicos, con su caso de uso: cronológico (por fecha: el natural de los expedientes y de la correspondencia); alfabético (por nombres de persona, entidad o lugar: el de los expedientes personales); numérico (por número de expediente o registro: el de las series con numeración corrida); geográfico o topográfico (por circunscripciones o lugares: el de series territoriales); y por materias (por asuntos, conforme a un cuadro de clasificación). En la práctica se combinan (alfanumérico, cronológico dentro de alfabético), y la distinción conceptual que el test explota: la clasificación agrupa (fondos, secciones, series, conforme al cuadro de clasificación orgánico o funcional); la ordenación dispone dentro del grupo. Clasificar es decidir el armario; ordenar es decidir el estante.

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5. Jurisprudencia esencial

Cuatro sentencias del Tribunal Constitucional comprobadas contra su publicación oficial, verificadas para este manual.

STC 17/1991, de 31 de enero (BOE núm. 48, de 25 de febrero de 1991). La sentencia de la Ley del Patrimonio Histórico: el Tribunal resolvió los recursos de Cataluña, Galicia y el País Vasco y avaló el grueso de la ley estatal, incluida la definición general de los bienes y la competencia estatal contra la expoliación; el marco competencial en el que viven los archivos y el patrimonio documental.

STC 161/1988, de 20 de septiembre (BOE núm. 247, de 14 de octubre de 1988). El derecho a obtener la documentación de los poderes públicos como contenido del derecho de participación: quien tiene derecho a la información tiene derecho a los medios de obtenerla; el fundamento último de la función de servicio del archivo.

STC 254/1993, de 20 de julio (BOE núm. 197, de 18 de agosto de 1993). El habeas data: el ciudadano tiene derecho a conocer los datos personales suyos que obren en los ficheros de la Administración; la primera frontera del acceso a registros y archivos cuando lo pedido son datos propios.

STC 292/2000, de 30 de noviembre (BOE núm. 4, de 4 de enero de 2001). La protección de datos como derecho fundamental autónomo: el límite permanente del servicio de los archivos a terceros: el acceso de unos termina donde empiezan los datos personales de otros, con el equilibrio que la legislación de transparencia y el RD 1708/2011 articulan.

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6. Tabla resumen

Concepto	Regla	Fuente
Documento	expresión en cualquier lenguaje y soporte, incluso informático	Ley 16/1985, art. 49.1
Documento administrativo	emitido válidamente por la Administración; electrónico por defecto	Ley 39/2015, art. 26.1
Validez del documento electrónico	soporte, identificación, referencia temporal, metadatos, firmas	art. 26.2
Efectos frente a terceros	además, constancia de órgano competente	art. 26.2 in fine
Copia auténtica	por funcionario habilitado; eficacia en todas las Administraciones	art. 27
Registro Electrónico General	uno por Administración; organismos interoperables e interconectados	art. 16.1
Asiento	orden temporal; número, epígrafe, fecha y hora, interesado, órganos	art. 16.2 y 3
Recibo	automático: copia autenticada con fecha, hora y número	art. 16.3
Lugares de presentación	REG de cualquier Administración, correos, consulados, oficinas de asistencia, otros	art. 16.4
Obligado electrónico que presenta en papel	requerimiento de subsanación; vale la fecha de la subsanación	art. 68.4
Registro electrónico	24 horas, 365 días; lo inhábil pasa a la primera hora del primer hábil	art. 31
Archivo electrónico único	procedimientos finalizados; autenticidad, integridad, conservación, ENS	art. 17
Sistema Español de Archivos	integración de sistemas; acceso común en la AGE	RD 1708/2011
Edades del archivo	oficina (≈5 años) → central (≈10-15) → intermedio (≈25, valoración) → histórico (permanente)	doctrina y Sistema de la AGE
Expurgo	solo reglado, previa valoración; nunca eliminación de hecho	RD 1708/2011 y Ley 16/1985
Patrimonio Documental privado	40 años (entidades), 100 años (demás documentos privados)	Ley 16/1985, art. 49
Clasificar / ordenar	agrupar por cuadro / disponer dentro del grupo	doctrina archivística
Criterios de ordenación	cronológico, alfabético, numérico, geográfico, por materias	doctrina archivística

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7. Trampas de examen

1. «Documento es solo el papel escrito». Es toda expresión en cualquier soporte, incluso informático, sonoro o en imagen (Ley 16/1985, art. 49.1). El concepto es de contenido, no de soporte.

2. «El documento administrativo electrónico vale sin más requisitos». La lista del 26.2 es de validez: soporte con formato identificable, datos de identificación, referencia temporal, metadatos y firmas. Y para efectos frente a terceros, constancia del órgano competente.

3. «Cualquier funcionario expide copias auténticas». Solo los órganos y FUNCIONARIOS HABILITADOS que cada Administración determine (art. 27), y la copia auténtica tiene eficacia en TODAS las Administraciones.

4. «La copia simple acredita el contenido». Informa sin acreditar; la que vale como el original es la AUTÉNTICA. Confundirlas es regalar la pregunta.

5. «Solo se puede presentar en el registro del órgano competente». La lista del 16.4 abre: registro electrónico de CUALQUIER Administración, correos, representaciones diplomáticas y consulados, oficinas de asistencia y los demás que se establezcan. Presentar en la otra punta del país salva el plazo.

6. «Los bancos y las gestorías son lugar de presentación». NO están en la lista del 16.4: el eterno distractor por exceso, junto a la ventanilla del bar de enfrente.

7. «El obligado a relacionarse electrónicamente puede presentar en papel y queda presentado». Se le requiere subsanación electrónica y vale LA FECHA DE LA SUBSANACIÓN (art. 68.4): el plazo puede morir en el requerimiento.

8. «Lo presentado electrónicamente en domingo cuenta como el domingo». Se entiende presentado en la PRIMERA HORA DEL PRIMER DÍA HÁBIL siguiente para el cómputo de plazos de la Administración, aunque la presentación del ciudadano en plazo queda salvada: la regla de doble cara del artículo 31.

9. «El archivo electrónico único guarda todos los expedientes». Los de procedimientos FINALIZADOS (art. 17): los vivos viven en su expediente electrónico; el archivo único es la última morada.

10. «Las edades del archivo son lugares físicos obligatorios». Son FASES DE VALOR del documento (pleno, decreciente, residual, histórico); las transferencias las materializan, y el documento electrónico recorre el mismo ciclo en el archivo único.

11. «La oficina puede tirar lo que ya no usa». El EXPURGO es siempre reglado, previa VALORACIÓN por las comisiones calificadoras; la eliminación de hecho de documentación pública es infracción y puede ser delito. Nunca se destruye sin procedimiento.

12. «Clasificar y ordenar son sinónimos». CLASIFICAR agrupa conforme al cuadro (fondo, sección, serie); ORDENAR dispone dentro del grupo (cronológico, alfabético, numérico...). El armario y el estante.

13. «El acceso a los archivos es libre o cerrado, sin matices». Es un equilibrio reglado: transparencia y 105.b) de la Constitución como regla, con los límites de la protección de datos (STC 292/2000) y los plazos especiales del patrimonio documental. Ni barra libre ni cripta.

14. «El registro da fe del contenido del documento». Da fe de la PRESENTACIÓN: fecha, hora, número e identidad de lo presentado. La validez del contenido es cosa del documento y de su firma, no del asiento.

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8. Reglas mnemotécnicas

«Nace, entra, reposa»: documento (validez), registro (fecha cierta), archivo (conservación): las tres edades del mismo objeto y las tres partes del tema.

«SIRMF»: la lista de validez del 26.2: Soporte, Identificación, Referencia temporal, Metadatos, Firmas.

«Cualquier registro, correos, consulados, asistencia»: la lista del 16.4 en cuatro golpes; lo que no esté ahí, no salva plazos.

«5-15-25-siempre»: las referencias clásicas de las edades: oficina hasta 5, central hasta 10-15, intermedio hasta 25, histórico para siempre.

«El expurgo se dictamina, no se improvisa»: solo las comisiones calificadoras autorizan eliminar; el resto es infracción.

«CANGM» para ordenar: Cronológico, Alfabético, Numérico, Geográfico, por Materias.

«El armario y el estante»: clasificar agrupa, ordenar dispone.

«40 privados, 100 antiguos»: el patrimonio documental privado: cuarenta años para los documentos de entidades privadas, cien para los demás documentos privados.

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9. Aplicación práctica

Caso 1. El último día del plazo

El plazo de una subsanación vence el viernes 13. El interesado, de viaje, presenta el escrito el mismo viernes: en el registro electrónico de un ayuntamiento de otra provincia a las 23:40. El lunes, la unidad tramitadora se plantea si fue en plazo.

Resolución. En plazo. El registro electrónico de cualquier Administración del artículo 2.1 es lugar válido de presentación (16.4.a), y el electrónico admite presentación las veinticuatro horas de todos los días: la efectuada el viernes 13 a las 23:40 queda presentada en plazo ese día, aunque para el cómputo de los plazos de la Administración destinataria el inicio se sitúe en la entrada en su registro. La variante que endurece el caso: si el interesado fuese un obligado a relacionarse electrónicamente y hubiese presentado en papel en la oficina de asistencia, la fecha válida sería la de la subsanación electrónica (68.4), y el viernes 13 se habría perdido. La segunda variante: presentación en la gestoría del polígono: fuera de la lista, fuera de plazo. El supuesto premia recitar la lista del 16.4 y sus dos trampas.

Caso 2. La fotocopia disputada

Un interesado aporta a un procedimiento la fotocopia de un contrato privado. La unidad duda de su valor, y el interesado exige que «la ventanilla se la selle como auténtica». Días después pide que le devuelvan el contrato original que finalmente entregó.

Resolución. La fotocopia es copia simple: ilustra, no acredita; si el contenido se discute, procede el cotejo con el original. El «sellado» que pide no existe: la copia auténtica la expide el funcionario habilitado conforme al artículo 27, previa comprobación con el original, y la digitalización por la oficina de asistencia genera copia auténtica electrónica con destino al expediente. Entregado el original, el interesado tiene derecho a su devolución: la Administración trabaja sobre la copia auténtica digitalizada, salvo norma que imponga la custodia del original. La pregunta de remate: ¿vale la copia auténtica expedida por otra Administración? Sí: eficacia en todas las Administraciones. El caso entero es el artículo 27 contado con un contrato en la mano.

Caso 3. La nave llena de cajas

Una subdirección descubre una nave con expedientes de hace treinta años: personal, contratos y correspondencia. Alguien propone «tirar lo viejo y quedarse con lo bonito». El archivero propone otra cosa.

Resolución. La propuesta de la trituradora es ilegal por partida doble: la documentación es patrimonio documental público (Ley 16/1985) y su eliminación exige el procedimiento reglado de valoración: dictamen de la comisión calificadora, resolución y acta de eliminación en su caso; la destrucción de hecho genera responsabilidad (disciplinaria del IV.6, y penal si media daño doloso al patrimonio). Lo procedente: identificar y clasificar los fondos conforme al cuadro (personal, contratación, correspondencia), transferir al archivo que corresponde por edad (a los treinta años, el intermedio, camino de la valoración: AGA en la AGE), instar el dictamen de valoración serie a serie (los expedientes de personal suelen conservar valor administrativo y probatorio; la correspondencia se valora por series), y solo entonces ejecutar el destino: expurgo reglado o transferencia al histórico. La ordenación interna, cronológica dentro de cada serie alfabética de personal: el estante después del armario.

Caso 4. El expediente que pedía verse

Concluido un procedimiento sancionador, el sancionado pide copia de todo su expediente, un periodista pide acceso al mismo expediente, y un historiador pide consultar los expedientes sancionadores de los años cuarenta custodiados en el archivo histórico.

Resolución. Tres peticiones, tres regímenes. El sancionado es interesado: acceso pleno a su expediente y copia de sus documentos (derechos del procedimiento, y sus datos propios: el eco del habeas data de la STC 254/1993). El periodista entra por la legislación de transparencia: acceso a la información pública con los límites de los datos personales del sancionado (la ponderación de la STC 292/2000: disociación o denegación parcial en su caso), tramitado por el procedimiento común de acceso que articula el RD 1708/2011. El historiador consulta patrimonio documental en archivo histórico: régimen de acceso de la Ley 16/1985 y su desarrollo, con los plazos especiales de los documentos con datos personales (la referencia clásica: veinticinco años desde la muerte del afectado o cincuenta desde el documento si aquella no consta). Tres puertas distintas para el mismo papel, y la edad del documento decide la puerta.

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10. Preguntas de test

Treinta preguntas de redacción propia, con respuesta y explicación. Ninguna reproduce enunciados de cuestionarios oficiales.

1. Documento, a efectos del patrimonio documental, es:

a) Solo el texto escrito en papel.

b) Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra gráfica, sonora o en imagen, en cualquier soporte, incluso informático.

c) Solo lo firmado.

d) Solo lo registrado.

Respuesta: b. Ley 16/1985, artículo 49.1: concepto de contenido, no de soporte.

2. Las Administraciones emiten sus documentos:

a) En papel por defecto.

b) Por escrito, a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma.

c) Verbalmente.

d) Solo en castellano.

Respuesta: b. Ley 39/2015, artículo 26.1.

3. Entre los requisitos de validez del documento administrativo electrónico NO está:

a) La referencia temporal.

b) La legalización notarial.

c) Los metadatos mínimos.

d) Las firmas electrónicas que correspondan.

Respuesta: b. La lista del 26.2 no conoce notarios: soporte, identificación, tiempo, metadatos y firmas.

4. Para que un documento produzca efectos frente a terceros se exige además:

a) Publicación en el BOE.

b) La constancia de su emisión por órgano competente.

c) Traducción jurada.

d) Copia en papel.

Respuesta: b. El cierre del artículo 26.2.

5. Las copias auténticas las expiden:

a) Cualquier empleado.

b) Los órganos y funcionarios habilitados determinados por cada Administración.

c) Los notarios exclusivamente.

d) Los interesados.

Respuesta: b. Artículo 27.1, con eficacia en todas las Administraciones.

6. La copia auténtica de un documento tiene eficacia:

a) Solo en la Administración emisora.

b) En todas las Administraciones Públicas.

c) Solo ante los tribunales.

d) Ninguna.

Respuesta: b. La regla de circulación del artículo 27.

7. El Registro Electrónico General es:

a) Uno para toda España.

b) Uno por cada Administración, con los de sus organismos plenamente interoperables e interconectados.

c) Uno por provincia.

d) Voluntario.

Respuesta: b. Artículo 16.1.

8. Los asientos del registro se anotan:

a) Por orden alfabético.

b) Respetando el orden temporal de recepción o salida.

c) Por importancia.

d) Por órgano.

Respuesta: b. Artículo 16.2: la cronología es la esencia registral.

9. El recibo de presentación consiste en:

a) Un sello húmedo.

b) Copia autenticada del documento con fecha y hora de presentación y número de entrada, emitida automáticamente.

c) Una llamada telefónica.

d) Nada: no existe recibo.

Respuesta: b. Artículo 16.3: la prueba del ciudadano.

10. NO es lugar válido de presentación del artículo 16.4:

a) Las oficinas de correos.

b) Una entidad bancaria colaboradora.

c) Las oficinas consulares de España en el extranjero.

d) El registro electrónico de cualquier Administración.

Respuesta: b. Los bancos cobran, no registran: el distractor por exceso.

11. Un escrito dirigido a la AGE presentado en el registro electrónico de un ayuntamiento:

a) Es inválido.

b) Está válidamente presentado: el registro de cualquier Administración del artículo 2.1 sirve.

c) Solo vale si hay convenio.

d) Vale como copia simple.

Respuesta: b. Artículo 16.4.a) segundo inciso.

12. Si un obligado a relacionarse electrónicamente presenta en papel:

a) Vale la fecha del papel.

b) Se le requiere subsanación electrónica y vale la fecha de la subsanación.

c) Se archiva sin más.

d) Se le multa.

Respuesta: b. Artículo 68.4: la trampa moderna del registro.

13. La presentación electrónica en día inhábil:

a) Es nula.

b) Se entiende realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo norma en contrario.

c) Cuenta como el día inhábil a todos los efectos.

d) Requiere autorización.

Respuesta: b. Artículo 31: el registro electrónico nunca cierra, pero el cómputo espera.

14. El archivo electrónico único conserva:

a) Todos los borradores.

b) Los documentos de los procedimientos finalizados, con garantía de autenticidad, integridad y conservación.

c) Solo lo del año en curso.

d) Los correos personales.

Respuesta: b. Artículo 17 de la Ley 39/2015.

15. Las funciones clásicas del archivo son:

a) Solo guardar.

b) Recoger, conservar, organizar, describir, servir y valorar la documentación.

c) Registrar entradas.

d) Notificar.

Respuesta: b. El catálogo funcional completo, con la valoración como bisagra del destino final.

16. El archivo de oficina o gestión custodia:

a) La documentación histórica.

b) La documentación viva, en trámite o de consulta constante.

c) Lo eliminado.

d) Los fondos privados.

Respuesta: b. La primera edad, con la referencia de los cinco años.

17. El archivo intermedio se caracteriza por:

a) La consulta diaria.

b) Custodiar documentación sin vigencia administrativa ordinaria a la espera de su valoración y destino final.

c) La conservación permanente.

d) Estar en cada oficina.

Respuesta: b. La sala de espera; en la AGE, el AGA de Alcalá de Henares.

18. El destino de la documentación tras la valoración puede ser:

a) Siempre la eliminación.

b) El expurgo reglado o la conservación permanente en el archivo histórico.

c) La venta.

d) El reciclaje directo.

Respuesta: b. Dictamen de la comisión calificadora mediante.

19. La eliminación de documentación pública sin procedimiento:

a) Es una facultad de la oficina.

b) Está prohibida y genera responsabilidad.

c) Se permite pasados dos años.

d) La decide el conserje.

Respuesta: b. El expurgo es siempre reglado.

20. Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de entidades privadas con una antigüedad superior a:

a) 10 años.

b) 40 años.

c) 100 años en todo caso.

d) No forman parte nunca.

Respuesta: b. Ley 16/1985, artículo 49.3; los cien años son para los demás documentos privados.

21. La clasificación archivística consiste en:

a) Disponer los documentos dentro de una serie.

b) Agrupar la documentación conforme al cuadro de clasificación en fondos, secciones y series.

c) Numerar folios.

d) Digitalizar.

Respuesta: b. El armario; la ordenación es el estante.

22. El criterio de ordenación natural de un expediente es:

a) El alfabético.

b) El cronológico.

c) El geográfico.

d) El aleatorio.

Respuesta: b. El expediente cuenta una historia y se ordena por fechas.

23. Los expedientes personales se ordenan típicamente:

a) Por materias.

b) Alfabéticamente por apellidos.

c) Por colores.

d) Por edificio.

Respuesta: b. El caso de uso clásico del criterio alfabético.

24. El Sistema Español de Archivos se regula en:

a) La Ley 39/2015.

b) El Real Decreto 1708/2011.

c) El Código Civil.

d) El RD 951/2005.

Respuesta: b. BOE-A-2011-18541, que regula también el acceso común en la AGE.

25. La STC 17/1991 resolvió:

a) Un despido.

b) Los recursos autonómicos contra la Ley del Patrimonio Histórico, avalando el grueso de la norma estatal.

c) Una expropiación urbanística.

d) La nulidad de los archivos.

Respuesta: b. El marco competencial de archivos y patrimonio documental.

26. El acceso de un tercero a documentos con datos personales de otro:

a) Es siempre libre.

b) Se pondera con la protección de datos (STC 292/2000), con disociación o denegación parcial en su caso.

c) Está siempre prohibido.

d) Lo decide el archivero sin criterio.

Respuesta: b. El equilibrio transparencia-datos que gobierna el servicio del archivo.

27. La referencia clásica de acceso a documentos históricos con datos personales es:

a) Libre desde el primer día.

b) Veinticinco años desde la muerte del afectado o cincuenta desde la fecha del documento si aquella no consta.

c) Diez años siempre.

d) Un siglo en todo caso.

Respuesta: b. El plazo clásico de la legislación de patrimonio histórico.

28. El registro da fe de:

a) La validez del contenido.

b) La presentación: fecha, hora, número e identidad de lo presentado.

c) La firma del interesado.

d) La competencia del órgano.

Respuesta: b. Fecha cierta, no fe de contenido.

29. Los originales en papel presentados y digitalizados por la oficina de asistencia:

a) Se destruyen.

b) Se devuelven al interesado, salvo obligación de custodia, trabajándose sobre la copia auténtica electrónica.

c) Se archivan treinta años.

d) Se envían al BOE.

Respuesta: b. Artículos 16.5 y 27: la ventanilla digitaliza y devuelve.

30. La síntesis del tema es:

a) El papel manda.

b) El documento nace con los requisitos del 26.2, entra por un registro que le da fecha cierta desde la lista de lugares del 16.4, y reposa por edades (oficina, central, intermedio, histórico) hasta el expurgo reglado o la conservación permanente, ordenado por criterios recuperables.

c) Todo se guarda para siempre.

d) Todo se destruye a los cinco años.

Respuesta: b. Las tres edades del mismo objeto.

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11. Preguntas de estilo examen

Sobre un supuesto continuo, imitando el encadenado del examen real.

Supuesto de contexto. Una sociedad mercantil, obligada a relacionarse electrónicamente, presenta el último día de plazo un recurso en papel en la oficina de asistencia. El mismo día, un particular presenta su solicitud en la oficina de correos, y otro la envía desde el registro electrónico de una comunidad autónoma a las 22:00 de un sábado. La unidad debe además expurgar una serie de expedientes de 1990 y localizar el expediente personal de un funcionario.

31. El recurso de la sociedad:

a) Quedó presentado en plazo con el papel.

b) Exige requerimiento de subsanación electrónica, y la fecha válida será la de la subsanación: el plazo probablemente se ha perdido.

c) Es nulo de pleno derecho.

d) Vale si paga una tasa.

Respuesta: b. Artículo 68.4: el obligado electrónico no puede refugiarse en el papel.

32. La solicitud presentada en correos:

a) No vale.

b) Está válidamente presentada: las oficinas de correos son lugar del artículo 16.4, en la forma reglamentaria.

c) Vale solo para envíos locales.

d) Necesita compulsa.

Respuesta: b. El clásico de la lista.

33. La solicitud del sábado a las 22:00:

a) Es extemporánea.

b) Queda presentada en plazo ese día, entendiéndose realizada a efectos de cómputo en la primera hora del primer día hábil siguiente.

c) Se pierde.

d) Requiere ratificación presencial.

Respuesta: b. Registro electrónico de cualquier Administración más la regla del artículo 31.

34. El expurgo de la serie de 1990 exige:

a) Una trituradora y discreción.

b) El dictamen de la comisión calificadora y el procedimiento reglado de valoración; sin él, la eliminación es infracción.

c) El permiso del jefe de la unidad.

d) Esperar a los cien años.

Respuesta: b. El expurgo se dictamina, no se improvisa.

35. El expediente personal se localizará en una serie ordenada:

a) Cronológicamente por incidencias generales.

b) Alfabéticamente por apellidos, con orden cronológico interno de sus documentos.

c) Geográficamente.

d) Por materias.

Respuesta: b. El armario alfabético y el estante cronológico.

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12. Fuentes oficiales citadas

Fuente	Referencia	Enlace
Registro, archivo único, documento y copias	Ley 39/2015, artículos 16, 17, 26, 27, 31 y 68.4, BOE-A-2015-10565	https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10565
Patrimonio Documental y archivos	Ley 16/1985, artículos 48 a 66, BOE-A-1985-12534	https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1985-12534
Sistema Español de Archivos y acceso	Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, BOE-A-2011-18541	https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2011-18541
Marco competencial del patrimonio	STC 17/1991, de 31 de enero, BOE núm. 48 de 25/02/1991	https://hj.tribunalconstitucional.es/es-ES/Resolucion/Show/1656
Derecho a obtener documentación	STC 161/1988, de 20 de septiembre, BOE núm. 247 de 14/10/1988	https://hj.tribunalconstitucional.es/es-ES/Resolucion/Show/1102
Habeas data	STC 254/1993, de 20 de julio, BOE núm. 197 de 18/08/1993	https://hj.tribunalconstitucional.es/es-ES/Resolucion/Show/2383
Protección de datos y acceso	STC 292/2000, de 30 de noviembre, BOE núm. 4 de 04/01/2001	https://hj.tribunalconstitucional.es/es-ES/Resolucion/Show/4276
Convocatoria vigente del Cuerpo General Administrativo	Resolución de 18 de diciembre de 2025, BOE-A-2025-26262	https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2025-26262
Cuestionarios oficiales usados en el análisis de frecuencia	Comisión Permanente de Selección, INAP	https://www.inap.es/es/seleccion/procesos-selectivos-de-cuerposescalas-generales/cuerpo-general-administrativo-de-la-administracion-del-estado

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13. Control de calidad de este tema

• [x] Enunciado oficial del Anexo III reproducido literalmente en la cabecera.
• [x] Normas verificadas por su BOE-id contra el consolidado: Ley 39/2015 (16, 17, 26, 27, 31, 68.4), Ley 16/1985 (BOE-A-1985-12534, título comprobado con curl) y RD 1708/2011 (BOE-A-2011-18541, título comprobado con curl).
• [x] Frecuencia medida tomada de ANALISIS-FRECUENCIA.md: 7 preguntas de test y 6 de supuesto, 1,56 puntos, con el pico de febrero de 2022.
• [x] Cuatro sentencias del Tribunal Constitucional verificadas en el buscador oficial HJ con su síntesis comprobada: 17/1991 (patrimonio histórico), 161/1988, 254/1993 y 292/2000.
• [x] Las edades del archivo y los criterios de ordenación presentados como doctrina archivística y organización del Sistema de la AGE, con sus plazos señalados como referencias clásicas orientativas, no como preceptos.
• [x] 30 preguntas de test más 5 de estilo examen, con respuesta explicada.
• [x] 14 trampas de examen.
• [x] Cuatro casos de aplicación práctica, con el último día del plazo como retrato del tema.
• [x] Ninguna pregunta reproduce enunciados de cuestionarios oficiales; redacción íntegramente propia.
• [x] Sin rayas tipográficas; comprobado con grep.